ארגון כנסים ואירועים מקצועיים הפך לחלק חשוב מאוד באסטרטגיות השיווק עבור חברות המעוניינות לשפר את נוכחותן בשוק, להיפגש ולהציג את שירותי החברה לבעלי תפקידים מובילי התעשייה ולהציג את המוצרים והשירותים שלהן. עבור נותני החסות, אירועים אלו מספקים הזדמנות ייחודית להגיע לקהל יעד ממוקד, לבנות הכרה במותג ולטפח קשרים עסקיים בעלי ערך. בארץ הקטנה שלנו, שבה הנוף הארגוני הוא דינמי ותחרותי, הביקוש להיות נותני חסות בכנסים ותערוכות רק הולך וגדל.
יכול להיות שלעסק הקטן להשתתף בכנסים ואירועים פחות יתאים אך לחברות עם למעלה מ-50 עובדים, במיוחד אלו שמובלות על ידי מנהלי תקשורת שיווקית, מנכ"לים ובעלי עסקים, יכולות להפיק תועלת רבה ממתן חסות והשתתפות באירועים אלו.
מדוע כנסים ואירועים חשובים עבור נותני חסות?
כנסים ותערוכות מציעים פלטפורמה שאין כמותה לנותני חסות להתחבר ללקוחות ושותפים פוטנציאליים. אירועים אלו מושכים קהל ספציפי המתעניין בתעשייה, ומספקים לספונסרים קבוצה מרוכזת של לקוחות פוטנציאליים. לדוגמה, כנס מקצועי מאורגן היטב יכול למשוך מאות אנשי מקצוע, מקבלי החלטות ומשפיעים בתעשייה, וליצור סביבה אידיאלית לנטוורקינג ופיתוח עסקי.
חסות באירועים כאלה גם משפרת את נראות המותג. על ידי שיתוף עם כנסים ותערוכות בולטים, נותני החסות יכולים למקם את המותג שלהם לצד מובילי התעשייה. שיטה זו מסייעת בבניית אמון בקרב המשתתפים. יתר על כן, מתקני תצוגה מותאמים אישית מאפשרים לנותני החסות ליצור השפעה ויזואלית חזקה, תוך הצגת המוצרים והשירותים שלהם ביעילות. דוכנים אלה, שנועדו לשקף את זהות המותג של נותן החסות, יכולים למשוך יותר תנועה אל תוך הדוכן שלהם וליצור עניין בשירות או מוצר שלהם כך שעבודת השיווק לאחר מכן תהיה משתלמת.
אנשי מקצוע בתקשורת שיווקית (מרקום) ממלאים תפקיד מרכזי במקסום היתרונות של נותני החסות. הם אחראים ליצירת מסרים מושכים, עיצוב דוכנים אטרקטיביים ומרתקים לחוויה ובלתי נשכחת. המומחיות שלהם באסטרטגיות תקשורת שיווקית מבטיחה שהמסר של המותג מועבר ביעילות לקהל, מה שמוביל למעורבות גבוהה יותר ולהחזר השקעה ROI גבוה יותר.
מתן חסות לכנסים ואירועים לעיתים כולל את ההזדמנות להציג בבלעדיות על הבמה את המוצרים והשירותים דרך הרצאה או להשתתף בדיונים בפאנל כלומר, לשווק בעדינות ולא בפן מכירתי. הזדמנויות אלו מאפשרות לנותני החסות להפגין מנהיגות מחשבתית, לחלוק תובנות ולתקשר ישירות עם הקהל יעד שלהם. על ידי הצגת תוכן בעל ערך, נותני החסות יכולים למצב את עצמם כמומחים בתעשייה, ולשפר עוד יותר את המוניטין והשפעתם.
מהם מרכיבי המפתח בארגון ועידה מוצלחת?
ארגון כנס או אירוע מוצלח כרוך בתכנון מקדים וביצוע ברמה גבוהה. אחד הצעדים הראשונים הוא בניית סדר יום ולוח זמנים. זה כולל זיהוי נושאי מפתח, בחירת דוברים בעלי מוניטין והבטחת שילוב מאוזן של מצגות, סדנאות, זמן פנאי והפעלות נטוורקינג. סדר יום מתוכנן היטב שומר על המשתתפים מעורבים ומספק ערך לאורך כל האירוע. כדאי לשים לב לסימנים, אם המשתתפים בקהל מפהקים או חסרי סבלנות כנראה שהכנס פחות מוצלח.
תפקיד הפקת האירועים הוא קריטי לכנס מוצלח. יש כל כל הרבה מה להספיק, תיאום לוגיסטיקה, ניהול רישומים, ספקים צד ג', דוברים ולדאוג שהכל רץ כשורה לפי התוכניות. רכיבי הפקה איכותיים, כגון ציוד אודיו-וידאו AV מקצועי, הקמת במה ותאורה, יכולים לשפר משמעותית את חווית המשתתפים. השכרת ציוד יוקרתי לאירועים, כמו מערכות סאונד מתקדמות וגשרי תאורה, יכולים לשפר את האווירה בכנס.
עמדות תצוגה מותאמים אישית ומוצרי קידום מכירות הכרחיים למציגים. דוכנים אלה צריכים להיות מושכים ויזואלית ויעילים מבחינה פונקציונלית, לספק מקום להדגמות מוצרים, הפצת ספרות ופגישות אחד על אחד. אפשרויות התאמה אישית מאפשרות לנותני חסות להתאים את התצוגות שלהם למטרות המיתוג והשיווק שלהם. עמדות תצוגה אפקטיביות יכולות למשוך את תשומת הלב של המשתתפים, לאפשר אינטראקציות משמעותיות ולהגביר את זכירת המותג.
למיקום הדוכן יש גם כן תפקיד חשוב בהצלחתו של כנס. הוא צריך להיות נגיש, מרווח מספיק כדי להכיל את כל המשתתפים בנוחות, ומצויד במתקנים הדרושים. קבלות פנים ואזורי כיבוד חשובים גם הם, ומספקים למשתתפים הזדמנויות להירגע, ליצור קשרים ולדון ברעיונות באופן לא פורמלי ופחות מכירתי. במקרים בהם יש צורך בחלל חיצוני, פוד טראק להשכרה מציעים פתרון גמיש, המבטיח שהאירוע יוכל להתקיים בחוץ ללא קשר לתנאי מזג האוויר.
בכל זאת אותם דברים שהזכרנו עד כה חשובים מאוד לתחושה ולהרגשה של המשתתפים אך כנס מוצלח בסופו של דבר נשען במידה רבה על איכות הדוברים שלו. הדוברים בכנס צריכים להיות בעלי ידע וביטחון לעמדו מול קהל ולהציג נושאים ורלוונטיים לנושא האירוע. המצגות שלהם צריכות לספק תובנות חשובות, לעורר מחשבה ולעורר פעולה בקרב המשתתפים. מערך מגוון של דוברים יכול לתת מענה לתחומי עניין שונים ולהבטיח שהתוכן יישאר דינמי ומרתק.
מפיקי אירועים מנוסים חוזרים שוב ושוב על שלושת הדברים החשובים ביותר עבור נותני החסות שצריכים לקרות בכנס מקצועי כדי שיחשב לכנס משתלם מבחינה שיווקית-
- נותני חסות כחלק מאסטרטגיה לחשיפה: כנסים ותערוכות מספקים הזדמנויות ייחודיות לנותני החסות לשפר את נראות המותג, להתחבר לקהלים ממוקדים ולהפגין יכולות מקצועיות באמצעות מעורבות בכנס.
- תכנון אירוע מושלם: כנסים מוצלחים דורשים תכנון קפדני, כולל סדר יומי נוח למשתתפים וגם למרצים, אלמנטי הפקה איכותיים, עמדות תצוגה מותאמות אישית ודוברים שנבחרו בקפידה.
- למקסם את תוצאות הכנס: נותני חסות יכולים לייעל את נוכחותם על ידי הגדרת יעדים ברורים, עיצוב דוכנים לא שיגרתיים, נטוורקינג ויצירת קשרים, ניצול הזדמנויות להציג את המקצועיות של הצוותים ומדידת ביצועים לשיפור מתמיד.
כיצד יכולים נותני החסות למקסם את השפעתם בכנסים ובאירועים?
נותני החסות יכולים למקסם את השפעתם בכנסים ובאירועים על ידי מספר גישות אסטרטגיות:
- חשוב שתהיה מטרה ברורה – נותני החסות צריכים להגדיר מה הם שואפים להשיג, בין אם זה מודעות למותג, יצירת לידים או קידום מוצר. בהירות זו מסייעת בעיצוב פעילויות ובמדידת הצלחה לאחר אירוע.
- עיצוב דוכן מושכך ויזואלית וממש לא שיגרתי – עמדת תצוגה מותאמת אישית בולטת ויזואלית ואינטראקטיבית יכולה למשוך יותר מבקרים. שילוב אלמנטים מולטימדיה, כגון תצוגות וידאו, הדגמות מוצרים וקיוסקים אינטראקטיביים, יכול לשפר את מעורבות המבקרים. בנוסף, אספקת מוצרי קידום מכירות שימושיים וממותגים יכולה להשאיר רושם מתמשך על המשתתפים. כדאי לפנק במתנה קטנה שהמשתתפים ישתמשו בה לאורך זמן.
- נטוורקינג ויצירת קשרים בינאישיים – נותני החסות צריכים להשתתף באופן פעיל במפגשי נטוורקינג, סדנאות ומפגשים לא פורמליים כדי ליצור קשר עם לקוחות ושותפים פוטנציאליים. יש חשיבות מכרעת לצוות ערוך היטב ובעל ידע לגבי המוצרים והשירותים המקודמים. נציגים אלה צריכים להיות אנשים של אנשים, ורבליים, בעלי ביטחון ואמונה, נגישים, מרתקים ומוכנים לענות על כל השאלות, ולאפשר אינטראקציות משמעותיות.
- דיבור אפקטיבי בפני קהל – הוא כלי רב עוצמה עבור נותני החסות שלרוב מקבלים משבצת זמן להציג הרצאה בנושא עיקרי. ההרצאה מאפשרת לנותני החסות לחלוק את המומחיות והתובנות שלהם עם קהל רחב יותר. הכנת מצגת מושכת שמציעה ערך למשתתפים יכולה למצב את נותן החסות כמוביל דעה בתעשייה וחשוב לספר סיפור מרתק, הנתמך על ידי נתונים ודוגמאות מהחיים האמיתיים, יכול לרתק את הקהל ולחזק את המסר של נותן החסות.
- עבודה משותפת עם אנשי תקשורת שיווקית (marcom) – אנשי התקשורת והשיווק ממלאים תפקיד כל כך חשוב בהגברת הנוכחות של נותן החסות. הם יכולים ליצור קמפיינים ממוקדים לקראת האירוע, להשתמש במדיה חברתית למעורבות בזמן אמת ולהבטיח מיתוג עקבי בכל נקודות המגע של הלקוחות הפוטנציאליים עם נותן החסות עד לשלבי החימום האחרונים של הלקוחות הפוטנציאליים לפני מכירה. שליחת הודעות מותאמות אישית עם הצעה בלעדית ללידים תוכל לעזור לשמור על המומנטום ולבנות מערכות יחסים ארוכות טווח.
לבסוף, נותני החסות צריכים למדוד את הביצועים שלהם. ניתוח מדדים כמו תעבורת דוכנים, יצירת לידים, מעורבות במדיה חברתית והחזר ROI כולל יכול לספק תובנות חשובות לגבי מה עבד טוב ומה ניתן לשפר. גישה מונעת נתונים זו מבטיחה שיפור מתמיד ותוצאות טובות יותר באירועים הבאים.
